SEI/CAPES - 0870308 - Mapa de Riscos

Timbre

COORDENAÇÃO DE APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL DE NÍVEL SUPERIOR

MAPA DE RISCOS

PROCESSO Nº 23038.021151/2017-26

Índice

Propedêutica
Inviabilidade quanto à adoção do modelo de Mapa de Risco sugerido pelo ANEXO IV da IN nº 05/2017
Parâmetro
Integração da gestão de risco ao processo de planejamento
Perspectiva Estratégica.
Fundamentação e referencial teórico.

Propedêutica

Esta etapa tem como objetivo dar continuidade ao gerenciamento de risco, de forma a atender os requisitos apresentados na Instrução Normativa 05/2017. Não obstante, destaca-se que as exigências estão sendo atendidas neste processo de acordo com a estrutura apresentada abaixo, qual seja:

1^a Etapa: Art. 25, incisos I e V - Os requisitos foram apresentados de forma clara e objetiva no documento de análise de risco I - SEI 0585355, no qual buscou-se obedecer ao rito processual do art. 26, §1^o, I, da IN nº 5/2017. Nesse sentido, vale frisar que esta etapa identificou os riscos quanto ao objeto a ser contratado, apontando os seus responsáveis e relacionando o objeto a ser contratado com a perspectiva estratégica da instituição;

2^a Etapa: Art. 25, incisos II, III e V - Nesta etapa (análise de risco II - SEI 0646645) seguiu-se o rito processual do art. 26, § 1^o,II, da IN nº 5/2017, bem como às orientações normativas dos órgãos de controle e às normas do ordenamento jurídico vigente. Nesses termos, cabe observar que foi acrescentado à Gestão de Risco o Plano de Ação - apresentado no Plano de Trabalho deste processo - quanto ao cronograma das atividades decorrentes do processo de contratação. Por consequência, ao considerar cada atividade processual, verificou-se que foram analisadas, controladas e realizadas, assim como seus respectivos riscos mensurados, analisados e tratados de maneira a obter os riscos residuais que servirão de parâmetro para as futuras contratações.

3^a Etapa: Art. 25, incisos II, III e IV - Este documento (Mapa de risco III - SEI 0870308) tem como ponto nevrálgico obedecer ao rito processual do art. 26, §1^o, inciso III, da IN nº 5/2017; às orientações normativas dos órgãos de controle e ao ordenamento jurídico vigente.

4^a Etapa: Art. 25, incisos II, III, IV e V - Esse estágio obedecerá ao rito processual do art. 26, § 1^o, IV, da IN nº 5/2017; às orientações normativas dos órgãos de controle, bem como o ordenamento jurídico vigente. Ademais, frisa-se que tal etapa será integrada ao Plano de Fiscalização Técnica quanto ao objeto de contratação.

Inviabilidade quanto à adoção do modelo de Mapa de Risco sugerido pelo ANEXO IV da IN nº 05/2017

Tendo em vista a alta complexidade processual na qual o objeto a ser contratado está inserido, tornou-se necessário fazer uso da faculdade apresentada no § 2^o do art. 26 da IN nº 5/2017, visto que o modelo sugerido pela mencionada Instrução, não reflete o contexto processual do qual o presente processo faz parte, haja vista as peculiaridades técnicas e tecnológicas do objeto a ser contratado.

Desse modo, vale ressaltar que todas orientações normativas que serviram de fundamento para a elaboração desta análise (e de toda Gestão de Risco) foram devidamente referenciadas e citadas ao final deste documento.

O presente mapa de risco deve ser usado no gerenciamento quanto à viabilidade da contratação, porquanto, identifica os riscos detectados em contratações passadas, com o fim de evitar que problemas já ocorridos se perpetuem nas futuras contratações, logo, para cada risco identificado:

Foi descrito o tipo de risco;
Foi definida a probabilidade de ocorrência em alta, média e baixa;
Foi definido o impacto, em caso de materialização de determinado evento;
Foi definido o risco, como função da probabilidade e do impacto (e.g. alto, médio e baixo); e
Para os riscos que ensejaram tratamento:

Foram definidas as ações necessárias para mitigar a probabilidade de ocorrência ou o impacto, caso o risco tenha sido concretizado;

Foram definidos os responsáveis por cada ação de mitigação; e

Foram estabelecidos os respectivos prazos para execução das ações de mitigação.

Mapeamento do Risco quanto ao objeto de contratação = Mary Ann Liebert

Estimativas com base em contratações passadas

RISCO

Estimativa da
probabilidade de ocorrências em relação ao número de acessos - de acordo com a quantidade de vezes que ocorre no ano.

O impacto, caso se materialize o evento - de acordo com a quantidade de vezes que ocorre no ano.

Estimativa de risco, como função da probabilidade e do impacto*

Responsável e ação
a ser tomada.

Tempo para sanar o problema

Ação a ser tomada

Nível de Confiança (NC)

Risco de Controle (RC)

Problemas de acesso na base do Portal de Periódicos

Baixa

Moderada

0.01 (ou 1)

Departamento de TI da CAPES

5 dias

1. Análise, identificação e recuperação do serviço; e

2. Suporte técnico da empresa fornecedora do serviço

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo

0,2

Falta de acesso à base de dados do conteúdo específico

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor ao disponibilizar do Conteúdo Faltante

5 dias

O fiscal técnico entrará em contato com Editor para que o eventual problema seja solucionado em tempo hábil

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falha de download

Baixa

Moderada

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor verificar a referida falha.

5 dias

O Editor analisará o problema e buscará a melhor medida para correção da falha (recadastrar ou desbloquear).

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Problema de acesso ao link do editor

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor a solucionar o problema

3 dias

Deverá comunicar o link disponível ao acesso.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Problema no IP por conta do editor

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor a atualização do IP/Proxy

3 dias

Caberá ao Editor recadastrar, desbloquear ou atualizar o IP

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Suspensão do serviço por falta de pagamento

Baixa

0.01 (ou 1)

Diretoria de Gestão
- CAPES - na forma da legislação vigente.

15 dias uteis (com base no art. 1.070, do CPC).

Iniciar o procedimento de penalidade administrativa e verificar o motivo do atraso do pagamento

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Muito Baixo 0,2

*Para o cálculo da estimativa de risco, como função da probabilidade e do impacto, foi utilizado o cálculo de probabilidade de Laplace, a saber: P(E) = [n(F)/n(A)]/0.01.

Onde:

n(F) = número de vezes em que determinado evento foi registrado no "Fale Conosco";

n(A) = número de acesso ao conteúdo de acordo com os dados do GeoCapes;

0.01 = número padrão utilizado para normalizar o cálculo.

Havendo contratação após a execução do objeto e com as respectivas atualizações dos dados, os resultados serão remodelados.

Parâmetro

Integração da gestão de risco ao processo de planejamento

De acordo com a determinação legal e a chancela da autoridade máxima da CAPES, segue abaixo a integração da gestão de riscos ao processo de contratação.

CRONOGRAMA E ACOMPANHAMENTO

N°

Descrição inicial

O quê?

Porque...

Como?

Onde?

Responsáveis pelas ações?

Começo e término

Prazo para cumprir a etapa

Status

OBSERVAÇÕES

Nível de Confiança (NC)

Risco de Controle (RC)

Risco

Probabilidade e Peso do IMPACTO

Nível de Risco Inerente (NRI)*

Nível de Risco Residual (NRR)*

Fase 1

Fase de planejamento com indicação dos responsáveis técnicos; elaboração de estudos técnicos e indicação de integrantes administrativos responsáveis pela juntada de documentos relativos ao processo de contratação do acesso à respectiva base de dados.

Formalização da demanda

É preciso explicitar a necessidade da contratação em consonância com os objetivos da CAPES, bem como indicar os responsáveis pelo planejamento do processo de contratação

O Responsável pela Requisição - Diretor da DPB - encaminha o DOD para a CGPP solicitando que o setor se responsabilize pelas questões técnicas do processo

DEA/DPB

Diretor de Programas e Bolsas

Início em 20/12/2017

Término em 21/12/2017

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

A ausência da formalização da demanda que origina a contratação poderá gerar uma contratação que não atende à necessidade da organização, com consequente desperdício de recursos públicos.

Probabilidade Muito baixa =

Alto Impacto = 8

8 RM

(Médio)

0,016%

Instituição da equipe de planejamento

Exigência do art. 22 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Designação formal da equipe de planejamento da contratação pela autoridade competente do setor de licitações por meio de documento padrão e específico do SEI

DGES

Diretoria de Gestão

Início em 03/01/2018

Término em 03/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Realizar a contratação sem atentar para o Princípio da Padronização, levando à uma multiplicidade de esforços para realizar contratações semelhantes, com consequente esforço desnecessário na elaborar de especificações da contratação; repetição de erros e perda de economia de escala.

Probabilidade Muito Baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RM (Médio)

0,01%

Despacho da CGPP solicitando todo levantamento técnico

A elaboração dos estudos técnicos preliminares constitui a primeira etapa do planejamento de uma contratação (planejamento preliminar) e tem como objetivo:
a) assegurar a viabilidade técnica da contratação;
b) embasar o projeto básico

A Coordenação Geral do Portal de Periódicos redige despacho solicitando que o setor competente elabore os estudos

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em 21/12/2017

Término em 21/12/2017

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Probabilidade Muito Baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RB

(Médio)

0,01%

Análise pericial por meio de Nota Técnica e Estudo Técnico Preliminar em relação ao público alvo e em potencial a ser atingido pelo programa

Assegurar a viabilidade técnica da contratação, bem como o tratamento de seu impacto; embasar o Projeto Básico e o Plano de Trabalho, de acordo com a exigência constante do art. 2º do Decreto nº 2.271/1997 (3); promover a relação entre o público a ser beneficiado com o objeto a ser contratado e apresentar o conjunto de elementos necessários aos resultados almejados com a contratação.

A equipe técnica elabora documento para composição de todos os requisitos necessários.

CGPP

Equipe Técnica de Bibliotecários e Setor de Estatística

Início em 21/12/2017

Término em 21/12/2017

5 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Contratação sem realização de estudos técnicos preliminares, levando à contratação que não produz resultados capazes de atender à necessidade da administração, com consequente desperdício de recursos públicos; ou levando à impossibilidade de contratar com consequente não atendimento da necessidade que originou a contratação.

Ou levando à especificações indevidamente restritivas, com consequente diminuição da competição e aumento indevido do custo da contratação.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 8

10 RM

(Médio)

0,02%

Análise de Risco I

É preciso identificar e evitar problemas já ocorridos em contratações passadas

A equipe técnica elabora Mapa de Risco para materializar o Gerenciamento de Riscos

DEA/CGPP

Equipe Técnica da área do "Fale Conosco" e da DEA

Início em 21/12/2017

Término em 22/12/2017

3 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Inexistência de análise de risco, levando a desconsideração dos riscos existentes na contratação e gestão do contrato, com consequente impacto causado por todos os riscos desconsiderados.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Estudos Técnicos Preliminares declarando a viabilidade da contratação

Declaração da viabilidade ou não da contratação

Com base nas informações levantadas ao longo dos Estudos Técnicos Preliminares, a equipe de planejamento declara se a contratação é viável ou não, cujo documento é assinado pela autoridade competente

DEA/CGPP

Chefe de Divisão

Início em 06/08/2018

Término em 06/08/2018

5 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falta de abrangência da análise de viabilidade da contratação, levando a não considerar todos os aspectos necessários à análise, com consequente não contratação (e.g., não há fornecedores para a solução escolhida) ou contratação de fornecedor que não é capaz de entregar a solução contratada ou a solução que não produz resultados capazes de atender às necessidades que originaram a contratação.

Probabilidade Muito baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RB (Baixo)

0,01%

Despacho de encaminhamento à Diretoria de Programas e Bolsas

Por questões hierárquicas e regimentais, a Coordenação Geral do Portal de Periódicos precisa devolver o processo à DPB com os estudos técnicos preliminares realizados

A Coordenação Geral do Portal de Periódicos devolve o processo, uma vez que cumpriu a solicitação feita no DOD. Desse modo, a DPB o encaminha à área administrativa

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

2 dias

Não realizado

O Coordenador Geral elaborou o despacho diretamente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho de encaminhamento à Diretoria de Gestão

Necessidade do processo tramitar pela área administrativa para que seja juntado os documentos pertinentes e manifeste-se quanto à disponibilidade orçamentária e questões legais pertinentes ao processo.

A DPB encaminha à DGES/CGLOG.

DPB

Diretoria de Programas e Bolsas

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

2 dias

Não realizado

O Coordenador Geral elaborou o despacho diretamente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho da DGES à CGLOG

Necessidade de analisar o estudo técnico realizado e juntar toda a documentação pertinente ao processo, inclusive a proposta comercial, bem como manifestar-se sobre qualquer questão legal relevante ao processo.

DGES encaminha o Despacho à CGLOG.

DGES

Diretor de Gestão

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

2 dias

Não realizado

O Coordenador Geral elaborou o despacho diretamente

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,04%

Despacho da CGLOG

Necessidade de analisar o estudo técnico realizado e juntar toda documentação pertinente ao processo, inclusive a proposta comercial, bem como manifestar-se sobre qualquer questão legal relevante ao processo.

CGLOG solicita que o setor responsável dê andamento ao processo.

CGLOG

Coordenador Geral da CGLOG

Início em 27/12/2017

Término em 02/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

NOTA OU PARECER TÉCNICO

Por meio de uma Nota Técnica ou Parecer Técnico, o setor manifesta-se no sentido favorável ou não à contratação e aponta as questões legais, econômicas e financeiras relevantes ao processo de contratação, bem como indica os integrantes administrativos que serão responsáveis pela juntada do documento.

CSUP

Coordenador do setor

Início em 22/08/2018

Término em 22/08/2018

5 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Quebra de rito quanto à exigência do art. 27 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017.

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Ofício

Necessário a solicitação de proposta e documentação para nova contratação com a Capes

A Coordenação de Suprimentos elabora ofício à empresa pertinente ao processo de contratação

CSUP

Coordenador do setor

Início em 07/02/2018

Término em 07/02/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Quebra de rito quanto à exigência do art. 27 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017.

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Proposta Comercial

Necessidade de haver integrantes administrativos responsáveis por anexar as documentações necessárias e dar ciência quanto ao processo de contratação

Os integrantes administrativos anexam a/as proposta(s) comercial(is) e dão ciência ao processo

CSUP

Integrante administrativo

Início em 07/08/2018

Término em 07/08/2018

3 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Ausência de refinamento da estimativa de preços realizada nos estudos técnicos preliminares, em especial para contratações complexas, levando a inclusão no PB de referência de preço inadequada, com consequente utilização de parâmetro inadequado para julgamento da proposta vencedora e dificuldade de justificar as estimativas quando questionados por partes interessadas.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,01%

Fase 2

Fase de elaboração do Plano de Trabalho, indicação dos integrantes técnicos responsáveis pela elaboração do Projeto Básico e encaminhamento à análise jurídica.

PLANO DE TRABALHO

Exigência constante do art. 2º do Decreto 2.271/1997

A equipe técnica anexa o Plano de Trabalho (aprovado pela autoridade máxima da instituição) ao processo.

DEA e Presidência da CAPES

Integrantes técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES.

Início em 08/01/2019

Término em _/_/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Ausência de plano de trabalho aprovado pela autoridade máxima da organização, levando a contratação de serviços fora da estratégia de terceirização da organização, com consequente alocação indevida de recursos. Como nas contratações de serviços, a elaboração do plano de trabalho é uma exigência que consta no art. 2º do Decreto 2.271/1997, o contrato poderá ser suspenso pelos órgãos de controle por descumprimento da norma.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM (Médio)

0,02%

PROJETO BÁSICO

A elaboração do projeto básico é uma exigência do art. 7º da Lei 8.666/93

O integrante da equipe técnica elabora e assina o Projeto Básico.

DEA

Integrante da equipe técnica

Início em 20/06/2018

Término em 06/08/2018

2 dias

Realizado

Ineficiente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Projeto básico incompleto ou inconsistente, levando à impossibilidade de selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração ou a contrato sem mecanismos adequados para a gestão contratual, com consequente desperdício de recursos (e.g., financeiro, pessoal) públicos.

Probabilidade Muito baixa = 1

mpacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Análise de Risco II

Exigência do art. 26, §1º, inciso II, da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

Integrante da equipe técnica faz o acompanhamento e revisão quanto à análise de risco anexando-a após o Projeto Básico

DEA

Integrante da equipe técnica

Início em 07/08/2018

Término em 07/08/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Despacho de encaminhamento à DGES para que encaminhe o processo ao Chefe de Gabinete da CAPES

Art. 38, parágrafo único, da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993 -

"As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração"

O Diretor de Gestão encaminha o processo ao GAB

DGES

Diretor de Gestão

Início em 22/08/2018

Término em 27/08/2018

2 dias

Realizado

Ineficiente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

8 RM

(Médio)

0,016%

Despacho de encaminhamento do processo à área jurídica da CAPES

Art. 38, parágrafo único, da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993 -

"As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração"

GAB encaminha o processo à Procuradoria Federal - PF

GAB

Chefe do Gabinete

Início em 27/08/2018

Término em 27/08/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Probabilidade Muito baixa =

Alto Impacto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Parecer Jurídico

Aprovação, pela Assessoria Jurídica, das minutas do instrumento convocatório e seus anexos, após prévia análise quanto ao cumprimento dos aspectos legais

A Procuradoria Federal emite Parecer Jurídico.

Procurador(a) Federal

Início em 31/08/2018

Término em 31/08/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falta de sistematização sobre o que deve ser verificado na avaliação de legalidade executada pela assessoria jurídica (pareceres elaborados ad hoc), levando a avaliação de itens com baixo risco de ilegalidade e a não avaliação de outros com alto risco de ilegalidade, com consequente ineficiência e repetição de erros (e.g., erros já detectados em outros certames e não examinados)

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Despacho do Gabinete da Presidência da CAPES

Por questões hierárquicas e regimentais, o Gabinete da Presidência da CAPES devolve o processo à DGES com o Parecer da Procuradoria

Encaminhamento do processo à DGES para dar publicidade ao instrumento convocatório

GAB

Presidência da CAPES

Início em 04/09/2018

Término em 05/09/2018

dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Publicação no Diário Oficial da União

Declaração, ratificação e registro da inexigibilidade de licitação no Diário Oficial.

(Art. 26 da Lei 8.666/93)

A CSUP publica a inexigibilidade no Diário Oficial da União e restitui o processo à DEA

CSUP

Integrante da equipe técnica

Início em 20/09/2018

Término em 20/09/2018

dias

Realizado

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Desrespeito ao princípio da publicidade. O contrato poderá ser suspenso pelos órgãos de controle por descumprimento da norma.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,04%

Fase 3

Seleção formal do fornecedor com a respectiva assinatura do Contrato

A seleção do fornecedor é a fase que recebe como insumo o edital completo, e gera como saída o contrato assinado e tornado público, por meio da publicação do extrato do contrato.

A CCO providencia a assinatura do contrato junto ao editor e dirigente da CAPES, publicando, posteriormente, o extrato no Diário Oficial da União

CCO

Integrantes Administrativos

Início em 13/11/2018

Término em 13/11/2018

6 dias

Realizado

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Falta de sistematização dos procedimentos que devem ser executados pelos agentes que conduzem a fase de seleção do fornecedor, levando a execução em maior grau de detalhe de procedimentos com baixo risco e a não execução, ou execução com menor nível de detalhe, de outros com alto risco,com consequente ineficiência e falha nos procedimentos de seleção do fornecedor.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,04%

Mapa de Risco III

Exigência do art. 26, §1º, inciso III, da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

Integrante da equipe técnica faz o acompanhamento quanto à análise de risco anexando-a após a seleção do Fornecedor

DEA

Integrantes técnicos

Início em 09/01/2018

Término em _/_/2018

3 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Probabilidade Muito baixa =

Alto Impacto = 8

10 RM

(Médio)

0,02%

Indicação dos Fiscais Técnicos e Administrativos

Art. 41 da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

Tanto a Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES, como à Coordenação de Suprimentos (CSUP) devem nomear seus respectivos Fiscais. Nesse sentido, destaca-se que a referida indicação poderá ser feita de forma direta no respectivo Plano de Fiscalização Técnica/Administrativa, pela autoridade do setor, como ciência expressa dos indicados

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

2 dias

Pendente

§ 2º Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

O ator designado pela Administração, para atuar na fase de fiscalização do contrato, não possui tempo suficiente para desempenhar as atividades, levando a não fiscalização adequada dos aspectos sob sua responsabilidade, com consequente não detecção de descumprimento de partes da avença com suas consequências.

Probabilidade Muito baixa =

Alto Impacto = 8

10 RM

(Médio)

0,02%

Plano de Fiscalização Técnica

Exigência do art. 48 da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

A área técnica deverá instituir o Plano de Fiscalização com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados (quantidade, qualidade, tempo e modo) a fim de subsidiar o pagamento com base no resultado.

DEA

Integrantes técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES.

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Alto risco na atividade de fiscalização (causado por deficiências na governança das aquisições, como por exemplo, ausência de processo de trabalho formalizado e falta de definição clara de papéis e responsabilidades), levando a recusa dos servidores mais capacitados da organização para exercerem a função de fiscal de contrato ou participarem de comissões de recebimento, com consequente não alocação dos recursos humanos mais capacitados na atividade e todos os riscos decorrentes de uma fiscalização contratual deficiente

Plano de Fiscalização Administrativo

Exigência do art. 48 da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

A área administrativa avalia aspectos administrativos do contrato como: o equilíbrio econômico do contrato; reajuste; repactuação; equívoco da contratada; desconformidade da proposta; retenção do pagamento e providências tempestivas, nos casos de inadimplemento.

CSUP

Integrantes administrativos da Coordenação de Suprimentos (CSUP)

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Mapa de Risco IV

Exigência do art. 26, § 1º, inciso IV, da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Integrante da equipe técnica faz o acompanhamento quanto à análise de risco, após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

DEA

Fiscais técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Relatório de Acompanhamento

Exigência do art. 41, § 3º, da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Os respectivos Fiscais deverão elaborar relatório de fiscalização abrangendo toda questão técnica e administrativa pertinente à contratação.

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Relatório Final de atividades executadas

Exigência do art. 70 da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017

Os fiscais administrativos e técnicos deverão elaborar relatório final

certificando o cumprimento das cláusulas contratuais, bem como as ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações.

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

DEA (técnicos)

CSUP (administrativos)

Início em _/_/2018

Término em _/_/2018

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Finalizar contrato sem apontar as falhas existentes, deixando de efetuar glosas, caso necessário, e realizar nova contratação sem atentar para as falhas existentes no contrato encerrado, ensejando a perpetuação de falhas

*Nível de Risco Inerente (NRI) é o nível de risco antes da consideração das respostas que a gestão adota, incluindo controles internos, para reduzir a probabilidade do evento e/ou seus impactos nos objetivos. Resulta da combinação da probabilidade com o impacto.

*Nível de risco residual (NRR) é o risco que permanece após o efeito das respostas adotadas pela gestão, incluindo controles internos e outras ações, para reduzir a probabilidade e/ou o impacto do evento.

Escala de Probabilidades

Probabilidade	Descrição da probabilidade, desconsiderando os controles	Peso
Muito baixa	Improvável. Em situações excepcionais, o evento poderá até ocorrer, mas nada nas circunstâncias indica essa possibilidade.	1
Baixa	Rara. De forma inesperada ou casual, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias pouco indicam essa possibilidade.	2
Média	Possível. De alguma forma, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias indicam moderadamente essa possibilidade.	5
Alta	Provável. De forma até esperada, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias indicam fortemente essa possibilidade.	8
Muito alta	Praticamente certa. De forma inequívoca, o evento ocorrerá, visto que as circunstâncias indicam claramente essa possibilidade.	10

Legenda

Riscos Identificados	Probabilidade	Impacto	Nível de Risco Inerente (NRI)
Risco 1	Alta 8 - 10	Muito Alto 10	80 RE (Extremo)
Risco 2	Média 5 - 7	Alto 8	40 RA (Alto) < 80
Risco 3	Baixa 2 - 4	Médio 5	10 RM (Médio) < 40
Risco n	Muito Baixa 1	Médio 5	5 RB (Baixo) < 10

Observação: Não há BAIXO impacto.

Escala para classificação de Níveis de Risco

RB (Risco Baixo)	RM (Risco Médio)	RA (Risco Alto)	RE (Risco Extremo)
0 – 9,99	10 – 39,99	40 – 79,99	80 – 100

Nível de Risco	Critérios para priorização e tratamento de riscos
RE	Nível de risco muito além do apetite a risco. Qualquer risco nesse nível deve ser comunicado à governança e à alta administração que deverão fornecer uma resposta imediata. Postergação de medidas só com autorização do dirigente máximo.
RA	Nível de risco além do apetite a risco. Qualquer risco nesse nível dever ser comunicado à alta administração e ter uma ação tomada em período determinado. Postergação de medidas só com autorização do dirigente de área.
RM	Nível de risco dentro do apetite a risco. Geralmente nenhuma medida especial é necessária, porém requer atividades de monitoramento específicas e atenção da gerência na manutenção de respostas e controles para manter o risco nesse nível, ou reduzi-lo sem custos adicionais.
RB	Nível de risco dentro do apetite a risco, mas é possível que existam oportunidades de maior retorno que podem ser exploradas assumindo-se mais riscos, avaliando a relação custos x benefícios, bem como diminuir o nível de controles.

Considerando que:

Risco – possibilidade de ocorrência de um evento que afete adversamente a realização de objetivos.
Apetite a risco – expressão ampla de quanto risco a CAPES está disposta a enfrentar para implementar sua estratégia, atingir seus objetivos e agregar valor às partes interessadas no cumprimento de sua missão.

Perspectiva Estratégica

ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS: MATRIZ DE IMPACTO DE RISCOS
Objetivos da Contratação	Muito baixo (0,10)	Baixo (0,20)	Moderado (0,50)	Alto (0,70)	Muito alto (0,90)
Acesso à base de dados	Queda no número de acesso insignificante (<2%)	<5% Queda no número de acesso	5-10% de queda no número de acesso	10-20% de queda no número de acesso	>20% de queda no número de acesso.
Cronograma (eventuais problemas que possam surgir durante o procedimento da contratação)	Deslocamento insignificantes	Deslocamento no cronograma <5%	Deslocamento no cronograma 5-10%	Deslocamento no cronograma 10-20%	Deslocamento global do cronograma
Infraestrutura	Aumento pouco perceptível no número problemas registrados no "fale conosco"	<5% de aumento dos problemas registrados no "fale conosco"	5-10% de aumento dos problemas registrados no "fale conosco"	10-20% de aumento dos problemas registrados no "fale conosco"	>20% de aumento dos problemas registrados no "fale conosco"
Qualidade	Queda de qualidade pouco perceptível	Apenas aplicações muito exigentes são afetadas	Redução da qualidade requer aprovação da área técnica e dos usuários	Redução da qualidade inaceitável ao usuário	Contrato finalizado, uma vez que a performance do objeto contratado não condiz com os objetivos da CAPES.

Portanto, em conformidade com o art. 20 da Instrução Normativa n° 5, de 5 de maio de 2017, estes são os preceitos fundamentais quanto à análise dos riscos relativos à contratação e à gestão do contrato, sendo que a sua finalidade é mitigar os riscos identificados durante e após a contratação.

Fundamentação e referencial teórico

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AVALOS, José Miguel Aguilera. Auditoria e gestão de riscos; Instituto Chiaventato (org.) – São Paulo : Saraiva, 2009.

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Documento assinado eletronicamente por Léia Sandra Pereira de Oliveira, Assistente em Ciência e Tecnologia, em 09/01/2019, às 11:00, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 25, inciso II, da Portaria nº 01/2016 da Capes.

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