SEI/CAPES - 0646645 - Análise de Riscos

COORDENAÇÃO DE APERFEIÇOAMENTO DE PESSOAL DE NÍVEL SUPERIOR

Análise de Riscos

PROCESSO Nº 23038.021151/2017-26

Índice

Propedêutica
Inviabilidade quanto à adoção do modelo de Mapa de Risco sugerido pelo ANEXO IV da IN 05/2017
Parâmetro
Integração da gestão de risco ao processo de planejamento
Perspectiva Estratégica.
Fundamentação e referencial teórico.

Propedêutica

Esta etapa tem como objetivo dar continuidade ao gerenciamento de risco, de forma a atender os requisitos apresentados na Instrução Normativa 05/2017. Não obstante, destaca-se que os requisitos estão sendo atendidos neste processo de acordo com a estrutura apresentada abaixo, qual seja:

1^a Etapa: Art. 25, incisos I e V - Os requisitos foram apresentados de forma clara e objetiva no documento de análise de risco I - SEI 0585355, no qual buscou-se obedecer ao rito processual do art. 26, §1^o, I, da IN nº 5/2017. Nesse sentido, vale frisar que esta etapa identificou os riscos quanto ao objeto a ser contratado, apontando os seus responsáveis e relacionando o objeto a ser contratado com a perspectiva estratégica da instituição;

2^a Etapa: Art. 25, incisos II, III e V - Objeto deste documento. Segue o rito processual do art. 26, § 1^o,II, da IN nº 5/2017, bem como às orientações normativas dos órgãos de controle e as normas do ordenamento jurídico vigente. Nesses termos, cabe observar que foi acrescentado à Gestão de risco o Plano de Ação - apresentado no Plano de Trabalho deste processo - quanto ao cronograma das atividades decorrentes do processo de contratação. Por consequência, ao considerar cada atividade processual, verificou-se que foram analisadas, controladas e realizadas, assim como seus respectivos riscos mensurados, analisados e tratados de maneira a obter os riscos residuais que servirão de parâmetro para as futuras contratações.

3^a Etapa: Art. 25, incisos II, III e IV - Este documento terá como ponto nevrálgico obedecer ao rito processual do art. 26, §1^o, inciso III, da IN nº 5/2017, às orientações normativas dos órgãos de controle e ao ordenamento jurídico vigente.

4^a Etapa: Art. 25, incisos II, III, IV e V - Esse estágio obedecerá ao rito processual do art. 26, § 1^o, IV, da IN nº 5/2017; às orientações normativas dos órgãos de controle, bem como o ordenamento jurídico vigente. Ademais, frisa-se que tal etapa será integrada ao Plano de Fiscalização Técnica quanto ao objeto de contratação.

Inviabilidade quanto à adoção do modelo de Mapa de Risco sugerido pelo ANEXO IV da IN 05/2017

Tendo em vista a alta complexidade processual na qual o objeto a ser contratado está inserido, tornou-se necessário fazer uso da faculdade apresentada no parágrafo 2^o do artigo 26, visto que o modelo sugerido pela Instrução Normativa 05/2017, não reflete o contexto processual do qual o presente processo faz parte, haja vista peculiaridades técnicas e tecnológicas do objeto a ser contratado. Desse modo, vele ressaltar que toda orientação normativa que deu base a elaboração desta análise (e de toda Gestão de Risco) foram devidamente referenciadas a citadas ao final deste documento.

A presente análise de risco deve ser usada no gerenciamento quanto à viabilidade da contratação, porquanto, identifica os riscos detectados em lições aprendidas em contratações passadas, com o fim de evitar problemas já ocorridos nessas contratações, e, para cada risco identificado:

Foi descrito o tipo de risco;
Foi definida a probabilidade de ocorrência em alta, média e baixa;
Foi definido o impacto, em caso de materialização de determinado evento;
Foi definido o risco, como função da probabilidade e do impacto (e.g. alto, médio e baixo); e
Para os riscos que ensejaram tratamento:

Foram definidas as ações necessárias para mitigar a probabilidade de ocorrência ou o impacto, caso o risco tenha sido concretizado;

Foram definidos os responsáveis por cada ação de mitigação; e

Foram estabelecidos os respectivos prazos para execução das ações de mitigação.

Mapeamento do Risco quanto ao objeto de contratação = MARY ANN LIEBERT, INC.

Estimativas com base em contratações passadas

RISCO

Estimativa da
probabilidade de ocorrência em relação ao número de acessos - de acordo com a quantidade de vezes que ocorre no ano.

Impacto em caso se materialize o evento - de acordo com a quantidade de vezes que ocorre no ano.

Estimativa de risco, como função da probabilidade e do impacto*

Responsável e Ação
a ser tomada.

Tempo para sanar o problema

Ação a ser tomada

Nível de Confiança (NC)

Risco de Controle (RC)

Problemas de Acesso na Base do Portal de Periódicos

Baixa

Moderada

0.01 (ou 1)

Departamento de TI da CAPES

5 dias

1. Análise e identificação e recuperação do serviço; e

2. Suporte técnico da empresa fornecedora do serviço

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo

0,2

Falta de acesso à base de dados do conteúdo específico

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor ao disponibilizar do Conteúdo Faltante

5 dias

O fiscal técnico entrará em contato com editor para que o eventual problema seja solucionado em tempo hábil

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falha de download

Baixa

Moderada

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor verificar a referida falha.

5 dias

Editor analisará o problema e buscará a melhor medida para correção da falha (Recadastrar ou desbloquear).

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Problema de acesso ao link do editor

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor a solucionar o problema

3 dias

Deverá comunicar o link disponível ao acesso.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Problema de IP por conta do Editor

Baixa

0.01 (ou 1)

Caberá ao Editor a atualização do IP/Proxy

3 dias

Caberá ao Editor Recadastrar ou desbloquear atualizará o IP

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Suspensão de serviço por falta de pagamento

Baixa

0.01 (ou 1)

Diretoria de Gestão
- CAPES - na forma da legislação vigente.

15 dias uteis (com base no art. 1.070, do CPC).

Iniciar o procedimento de penalidade administrativa e verificar o motivo do atraso do pagamento

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Muito Baixo 0,2

*Para o cálculo da estimativa de risco como função da probabilidade e do impacto foi utilizado o cálculo de probabilidade de Laplace, a saber: P(E) = [n(F)/n(A)]/0.01.

Onde:

n(F) = número de vezes em que determinado evento foi registrado no "Fale Conosco";

n(A) = número de acesso ao conteúdo de acordo com os dados do GeoCapes;

0.01 = número padrão utilizado para normalizar o cálculo.

Havendo contratação, após a execução do objeto e com as respectivas atualizações dos dados, os resultados serão atualizados.

Parâmetro

Integração da gestão de risco ao processo de planejamento

De acordo com a determinação legal e a chancela por parte da autoridade máxima da CAPES, segue abaixo a integração da gestão de riscos ao processo de contratação.

CRONOGRAMA E ACOMPANHAMENTO

N°

Descrição inicial

O que?

Porque...

Como?

Onde?

Responsáveis pelas ações?

Começo e termino

Prazo para cumprir a etapa

Status

OBSERVAÇÕES

Nível de Confiança (NC)

Risco de Controle (RC)

Risco

Probabilidade e Peso do IMPACTO

Nível de Risco Inerente (NRI)*

Nível de Risco Residual (NRR)*

Fase 1

Fase de planejamento com indicação de responsáveis técnicos, elaboração de estudos técnicos e indicação de integrantes administrativos responsáveis pela juntada de documentos relativo ao Processo de Contratação do acesso à respectiva base de dados.

Formalização da demanda

É preciso explicitar a necessidade da contratação em termos do negócio da CAPES, bem como, indicar os responsáveis pelo planejamento do processo de contratação.

O Responsável pela Requisição - Diretor da DPB - encaminha o DOD para a CCGPP solicitando que o setor se responsabilize pelas questões técnicas do processo

DEA/DPB

Diretor de Programas e Bolsas

Início em 20/12/2017 Término em 21/12/2017

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Ausência da formalização da demanda que origina a contratação, levando a contratação que não atende a uma necessidade da organização, com consequente desperdício de recursos públicos.

Probabilidade Muito baixa =

Alto Impacto = 8

8 RM

(Médio)

0,016%

Instituição da equipe de planejamento

Exigência do Art. 22. da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017.

Designação formal da equipe de Planejamento da Contratação pela autoridade competente do setor de licitações por meio de documento padrão e específico do SEI

DGES

Diretoria de Gestão

Início em 03/01/2018

Término em 03/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Realizar contratação sem atentar ao princípio da padronização,levando a multiplicidade de esforços para realizar contratações semelhantes, com consequente esforço desnecessário para elaborar especificações da contratação, repetição de erros e perda de ecomomia de escala.

Probabilidade Muito Baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RM (Médio)

0,01%

Despacho da CGPP solicitando todo levantamento técnico

A elaboração dos estudos técnicos preliminares constitui a primeira etapa do planejamento de uma contratação (planejamento preliminar) e tem como objetivo:
a) assegurar a viabilidade técnica da contratação;
b) embasar o projeto básico.

A Coordenação geral do Portal de Periódicos elabora o despacho solicitando que o setor elabore os estudos.

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em 21/12/2017 Término em 21/12/2017

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Probabilidade Muito Baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RB

(Médio)

0,01%

Análise pericial por meio de Nota Técnica e Estudo técnico preliminar em relação ao Público Alvo e potencial a ser atingido pelo programa

Assegurar a viabilidade técnica da contratação, bem como o tratamento de seu impacto; embasar o projeto básico, bem como o plano de trabalho, no caso de serviços, de acordo com exigência que consta no Decreto 2.271/1997, art. 2º (3). Relação entre o público a ser beneficiado com o objeto a ser contratado.
Apresentar o conjunto de todos os elementos necessários para gerar os resultados que atendam à necessidade que gerou a contratação

A equipe de técnica elabora documento necessário a fim de compor todos os requisitos necessários

CGPP

Equipe Técnica de Bibliotecários e Setor de Estatistica

Início em 21/12/2017 Término em 21/12/2017

5 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Contratação sem realização de estudos técnicos preliminares, levando à contratação que não produz resultados capazes de atender à necessidade da administração, com consequente desperdício de recursos públicos; ou levando à impossibilidade de contratar com consequente não atendimento da necessidade que originou a contratação.

Ou levando à especificações indevidamente restritivas, com consequente diminuição da competição e aumento indevido do custo da contratação.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Análise de Risco I

É preciso Identificar e evitar problemas já ocorridos em contratações passadas.

A equipe técnica elabora Mapa de Risco para materializar o Gerenciamento de Riscos

DEA/CGPP

Equipe Técnica área do Fale Conosco e da DEA

Início em 21/12/2017 Término em 22/12/2017

3 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Inexistência de análise de risco, levando a desconsideração dos riscos existentes na contratação e gestão do contrato, com consequente impacto causado por todos os riscos desconsiderados.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Estudos técnicos preliminares declarando a viabilidade da contratação

Declaração da viabilidade ou não da contratação

Com base nas informações levantadas ao longo dos estudos técnicos preliminares, a equipe de planejamento declara se a contratação é viável ou não, cujo documento é assinado pela autoridade competente.

DEA/CGPP

Chefe de Divisão

Início em 06/08/2018 Término em 06/08/2018

5 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falta de abrangência da análise de viabilidade da contratação, levando a não considerar todos os aspectos necessários à análise, com consequente não contratação (e.g., não há fornecedores para a solução escolhida) ou contratação de fornecedor que não é capaz de entregar a solução contratada ou a solução que não produz resultados capazes de atender às necessidades que originaram a contratação.

Probabilidade Muito baixa = 1

Médio Impacto = 5

5 RB (Baixo)

0,01%

Despacho de Encaminhamento à Diretoria de Programas e Bolsas

Por questões hierárquicas e regimentais, a Coordenação geral do Portal de Periódicos precisa devolver o processo à DPB com os estudos técnicos preliminares realizados.

A Coordenação geral do Portal de Periódicos devolve o processo, uma vez que cumpre com a solicitação feita no DOD. Desse modo, a DPB encaminha à área administrativa.

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em 27/12/2017

Término em 02/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho de Encaminhamento à Diretoria de Gestão

Necessidade do processo passar pela área administrativa para que faça a juntada dos documentos e manifeste-se quanto a questão de disponibilidade orçamentária e questões legais pertinentes ao processo.

A DPB encaminha à DGES/CGLOG

DPB

Diretoria de Programas e Bolsas

Início em 27/12/2017

Término em 02/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho da DGES à CGLOG

Necessidade de analisar todo estudo técnico realizado, juntada de toda documentação pertinente ao processo, incluindo a proposta comercial, bem como, manifestar-se em caso de qualquer questão legal que seja relevante ao processo.

DGES encaminha o Despacho à CGLOG

DGES

Diretor de Gestão

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Não realizado

O Coordenador Geral da CGLOG elaborou o despacho diretamente

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,04%

Despacho da CGLOG

CGLOG solicita que o setor responsável dê andamento

CGLOG

Coordenador Geral da CGLOG

Início em 27/12/2017

Término em 02/01/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

NOTA OU PARECER TÉCNICO

Por meio de uma Nota técnica ou parecer técnico o setor manifesta-se no sentido favorável ou não à contratação e aponta para questões legais,economicas e financeiras relevantes ao processo de contratação, bem como, indica os integrantes administrativos que serão responsáveis pela juntada do documento.

CSUP

Coordenador do Setor

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Quebra de rito quanto à exigência do art. 27 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Ofício

Necessário a solicitação de proposta e documentação para nova contratação com a Capes

A Coordenação de Suprimentos elabora ofício à empresa pertinente ao processo de contratação

CSUP

Coordenador do setor

Início em 07/02/2018 Término em 07/02/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Proposta Comercial

Necessidade de haver integrantes administrativos responsáveis por anexar as documentações necessárias e dar ciência quanto ao processo de contratação

Os integrantes administrativos anexam a/as proposta(s) comerceial(is) e dão ciência ao processo

CSUP

Integrante administrativo

Início em 11/07/2018

Término em 11/07/2018

3 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Ausência de refinamento da estimativa de preços realizada nos estudos técnicos preliminares, em especial para contratações complexas, levando a inclusão no PB de referência de preço inadequada, com consequente utilização de parâmetro inadequado para julgamento da proposta vencedora e dificuldade de justificar as estimativas quando questionados por partes interessadas.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,01%

Despacho da CGLOG

Necessidade de responder à Diretoria de Gestão quanto ao cumprimento da solicitação feita em despacho anterior

CGLOG encaminha despacho à DGES

CGLOG

Coordenador Geral da CGLOG

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Não Realizado

A fim de otimizar o tempo necessário ao andamento do processo, o mesmo foi tramitado diretamente para a DEA.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho da DGES à DPB

O processo precisa ser devolvido à área técnica para elaboração do projeto básico

Por meio de despacho a DGES encaminha processo à DPB

DGES

Diretor de Gestão

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Não Realizado

A fim de otimizar o tempo necessário ao andamento do processo, o mesmo foi tramitado diretamente para a DEA.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Fase 2

Fase de elaboração do Plano de Trabalho, indicação dos integrantes técnicos responsáveis pela elaboração do Projeto Básico, elaboração e encaminhamento à análise parecer jurídico.

Despacho da DPB à CGPP

A elaboração do projeto básico é uma exigência do Art. 7 da Lei 8.666/93

Por meio de despacho a DPB encaminha processo à CGPP

DPB

Diretor de Programas e Bolsas

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

5 dias

Não Realizado

A fim de otimizar o tempo necessário ao andamento do processo, o mesmo foi tramitado diretamente para a DEA.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

Despacho da CGPP à DEA

A elaboração do projeto básico é uma exigência do Art. 7 da Lei 8.666/93

Por meio de despacho a CGPP encaminha processo à DEA solicitando que a mesma indique o integrante da equipe técnica que irá anexar ao processo o respectivo Plano de Trabalho (aprovado pela autoridade máxima da instituição), bem como, elaborar o Projeto Básico pertinente à contratação.

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Não Realizado

A fim de otimizar o tempo necessário ao andamento do processo, o mesmo foi tramitado diretamente para a DEA.

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Baixa Probabilidade = 2

Médio Impacto = 5

10 RM (Médio)

0,02%

PLANO DE TRABALHO

Exigência que consta no art. 2º do Decreto 2.271/1997.

A equipe técnica anexa o Plano de Trabalho (aprovado pela autoridade máxima da instituição) ao processo.

DEA e Presidência da CAPES

Integrantes Técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES

Início em 20/03/2018

Término em

/ /

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Ausência de plano de trabalho aprovado pela autoridade máxima da organização, levando a contratação de serviços fora da estratégia de terceirização da organização, com consequente alocação indevida de recursos. Como nas contratações de serviços, a elaboração do plano de trabalho é uma exigência que consta no art. 2º do Decreto 2.271/1997, o contrato poderá ser suspenso pelos órgãos de controle por descumprimento da norma.

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM (Médio)

0,02%

PROJETO BÁSICO

A elaboração do projeto básico é uma exigência do Art. 7 da Lei 8.666/93

O integrante da equipe técnica elabora e assina o Projeto Básico

DEA

Integrante da equipe técnica

Início em 20/06/2018

Término em 06/08/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Projeto básico incompleto ou inconsistente, levando à impossibilidade de selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração ou a contrato sem mecanismos adequados para a gestão contratual, com consequente desperdício de recursos (e.g., financeiro, pessoal) públicos.

Probabilidade Muito baixa = 1

mpacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Análise de Risco II

Exigência do art. 26 § inciso II da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Integrante da equipe técnica faz o acompanhamento e revisão quanto à análise de risco ao anexá-la após Projeto Básico.

DEA

Integrante da equipe técnica

Início em 23/03/2018

Término em 07/08/2018

2 dias

Realizado

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Probabilidade Muito baixa = 1

Impacto Muito Alto = 10

10 RM

(Médio)

0,02%

Despacho de encaminhamento à DPB para que encaminhe o processo à área jurídica da CAPES

Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 38, Parágrafo único) As minutas de editais de licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração.

A Coordenadora Geral do Portal de Periódicos encaminha o processo à DPB para que a mesma encaminhe à P.F.

CGPP

Coordenadora Geral do Portal de Periódicos

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Despacho de encaminhamento do processo à área jurídica da CAPES

DPB encaminha o processo à P.F.

DPB

Diretor de Programas e Bolsas

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Parecer jurídico

Aprovação, pela assessoria jurídica, das minutas do instrumento convocatório e seus anexos, após sua avaliação quanto aos aspectos de legalidade.

A Procuradoria Federal emite parecer Parecer jurídico

Procurador(a) Federal

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Falta de sistematização sobre o que deve ser verificado na avaliação de legalidade executada pela assessoria jurídica (pareceres elaborados ad hoc), levando a avaliação de itens com baixo risco de ilegalidade e a não avaliação de outros com alto risco de ilegalidade, com consequente ineficiência e repetição de erros (e.g., erros já detectados em outros certames e não examinados)

Despacho do Gabinete da Presidência da CAPES

Por questões hierárquicas e regimentais, o Gabinete da Presidência da CAPES devolve o processo à DGES com o Parecer da P.F

Encaminhamento do processo à DGES para dar publicidade ao instrumento convocatório

GAB

Presidência da CAPES

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Questão hierárquica regimental

Publicação no Diário Oficial da União

Declaração, Ratificação e Registro da Inexigibilidade de Licitação no Diário Oficial. Art. 26 da Lei 8.666/93

A CSUP publica a Inexigibilidade no Diário Oficial da União e restitui o processo à DEA

CSUP

Integrante da equipe técnica

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

dias

Pendente

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Desrespeito ao princípio da publicidade. O contrato poderá ser suspenso pelos órgãos de controle por descumprimento da norma.

Fase 3

Seleção formal do fornecedor com a respectiva assinatura do Contrato.

A seleção do fornecedor é a fase que recebe como insumo o edital completo, e gera como saída o contrato assinado e tornado público, por meio da publicação do extrato do contrato.

A CCO providencia a assinatura do contrato junto ao editor e dirigente da CAPES e publica o extrato no Diário Oficial da União

CCO

Integrantes Administrativos

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

6 dias

Pendente

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Falta de sistematização dos procedimentos que devem ser executados pelos agentes que conduzem a fase de seleção do fornecedor, levando a execução em maior grau de detalhe de procedimentos com baixo risco e a não execução, ou execução com menor nível de detalhe, de outros com alto risco,com consequente ineficiência e falha nos procedimentos de seleção do fornecedor.

Análise de Risco III

Exigência do art. 26 § inciso III da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

Integrante da equipe técnica faz o acompanhamento quanto à análise de risco ao anexá-la após a Seleção do Fornecedor. Para os riscos que persistirem inaceitáveis após o tratamento, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem.

DEA

Integrantes Técnicos

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

3 dia

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Indicação dos Fiscais Técnicos e Administrativos

Art. 41 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017.

Tanto a Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES, como à Coordenação de Suprimentos (CSUP) devem nomear seus respectivos Fiscais. Neste sentido, cabe destacar que a referida indicação poderá ser feita de forma direta no respectivo Plano de Fiscalização Técnica/Administrativa, pela autoridade do setor como ciência expressa dos indicados

DEA (Técnicos)

CSUP (Administrativos)

DEA (Técnicos)

CSUP (Administrativos)

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

2 dias

Pendente

§ 2º Na indicação de servidor devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

Satisfatório
NC = 60% (0,6)

Baixo 0,4

Ator designado pela Administração para atuar na fase de fiscalização do contrato não possui tempo suficiente para desempenhar as atividades, levando a não fiscalização adequada dos aspectos sob sua responsabilidade, com consequente não detecção de descumprimento de partes da avença com suas consequências.

Plano de Fiscalização Técnica

Exigência do Art. 48 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

A área técnica deverá instituir Plano de Fiscalização com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados (Quantidade, qualidade, tempo e modo); e subsidiar o pagamento com base no resultado.

DEA

Integrantes Técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Alto risco na atividade de fiscalização (causado por deficiências na governança das aquisições, como por exemplo, ausência de processo de trabalho formalizado e falta de definição clara de papéis e responsabilidades), levando a recusa dos servidores mais capacitados da organização para exercerem a função de fiscal de contrato ou participarem de comissões de recebimentos, com consequente não alocação dos recursos humanos mais capacitados na atividade e todos os riscos decorrentes de uma fiscalização contratual deficiente.

Plano de Fiscalização Administrativo

Exigência do Art. 48 da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

A área administrativa avalia aspectos administrativos do contrato como o equilíbrio econômico do contrato • Reajuste • Repactuação • equívoco da contratada • Desconformidade da proposta; retenção do pagamento; e Providências tempestivas nos casos de inadimplemento.

CSUP

Integrantes Administrativos da Coordenação de Suprimentos (CSUP).

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Análise de Risco IV

Exigência do art. 26 § inciso IV da Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017

DEA

Fiscais Técnicos da Divisão de Execução, Acompanhamento e Fiscalização Contratual de Coleções da CAPES

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

Relatório de Fiscalização

Exigência do art. 41 § 3º

Os respectivos Fiscais deverão elaborar relatório de fiscalização abrangendo toda questão técnica e administrativa pertinente à contratação.

DEA (Técnicos)

CSUP (Administrativos)

DEA (Técnicos)

CSUP (Administrativos)

Início em _/_/2017 Término em _/_/2017

5 dias

Pendente

Forte NC = 80% (0,8)

Muito Baixo 0,2

*Nível de Risco Inerente (NRI) é o nível de risco antes da consideração das respostas que a gestão adota, incluindo controles internos, para reduzir a probabilidade do evento e ou os seus impactos nos objetivos. Resulta da combinação da probabilidade com o impacto.

*Nível de risco residual (NRR) é o risco que permanece após o efeito das respostas adotadas pela gestão, incluindo controles internos e outras ações, para reduzir a probabilidade e ou o impacto do evento.

Escala de Probabilidades

Probabilidade	Descrição da probabilidade, desconsiderando os controles	Peso
Muito baixa	Improvável. Em situações excepcionais, o evento poderá até ocorrer, mas nada nas circunstâncias indica essa possibilidade.	1
Baixa	Rara. De forma inesperada ou casual, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias pouco indicam essa possibilidade.	2
Média	Possível. De alguma forma, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias indicam moderadamente essa possibilidade.	5
Alta	Provável. De forma até esperada, o evento poderá ocorrer, pois as circunstâncias indicam fortemente essa possibilidade.	8
Muito alta	Praticamente certa. De forma inequívoca, o evento ocorrerá, as circunstâncias indicam claramente essa possibilidade.	10

Legenda

Riscos Identificados	Probabilidade	Impacto	Nível de Risco Inerente (NRI)
Risco 1	Alta 8 - 10	Muito Alto 10	80 RE (Extremo)
Risco 2	Média 5 - 7	Alto 8	40 RA (Alto) < 80
Risco 3	Baixa 2 - 4	Médio 5	10 RM (Médio) < 40
Risco n	Muito Baixa 1	Médio 5	5 RB (Baixo) < 10

Observação: Não há BAIXO impacto.

Escala para classificação de Níveis de Risco

RB (Risco Baixo)	RM (Risco Médio)	RA (Risco Alto)	RE (Risco Extremo)
0 – 9,99	10 – 39,99	40 – 79,99	80 – 100

Nível de Risco	Critérios para priorização e tratamento de riscos
RE	Nível de risco muito além do apetite a risco. Qualquer risco nesse nível deve ser comunicado à governança e alta administração e ter uma resposta imediata. Postergação de medidas só com autorização do dirigente máximo.
RA	Nível de risco além do apetite a risco. Qualquer risco nesse nível dever ser comunicado a alta administração e ter uma ação tomada em período determinado. Postergação de medidas só com autorização do dirigente de área.
RM	Nível de risco dentro do apetite a risco. Geralmente nenhuma medida especial é necessária, porém requer atividades de monitoramento específicas e atenção da gerência na manutenção de respostas e controles para manter o risco nesse nível, ou reduzi-lo sem custos adicionais.
RB	Nível de risco dentro do apetite a risco, mas é possível que existam oportunidades de maior retorno que podem ser exploradas assumindo-se mais riscos, avaliando a relação custos x benefícios, como diminuir o nível de controles.

Considerando que:

Risco – possibilidade de ocorrência de um evento que afete adversamente a realização de objetivos.
Apetite a risco – expressão ampla de quanto risco a CAPES está disposta a enfrentar para implementar sua estratégia, atingir seus objetivos e agregar valor para as partes interessadas, no cumprimento de sua missão.

Perspectiva Estratégica.

ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS: MATRIZ DE IMPACTO DE RISCOS
Objetivos da Contratação	Muito baixo (0,10)	Baixo (0,20)	Moderado (0,50)	Alto (0,70)	Muito alto (0,90)
Acesso à base de dados	Queda no número de acesso insignificante (<2%)	<5% Queda no número de acesso	5-10% de queda no número de acesso	10-20% de queda no número de acesso	>20% de queda no número de acesso
Cronograma (eventuais problemas que possam surgir durante o procedimento da contratação)	Deslocamento insignificantes	Deslocamento no cronograma <5%	Deslocamento no cronograma 5-10%	Deslocamento no cronograma 10-20%	Deslocamento global do cronograma
Infraestrutura	Aumento pouco perceptível no número problemas registrados no fale conosco	<5% de aumento dos problemas registrados no no fale conosco	5-10% de aumento dos problemas registrados no no fale conosco	10-20% de aumento dos problemas registrados no no fale conosco	>20% de aumento dos problemas registrados no no fale conosco
Qualidade	Queda de qualidade pouco perceptível	Apenas aplicações muito exigentes são afetadas	Redução da qualidade requer aprovação da área técnica e dos usuários	Redução da qualidade inaceitável ao usuário	Contrato finalizado, uma vez que a performance do objeto contratado não condiz com os objetivos da CAPES

Portanto, em conformidade com o 20 da Instrução Normativa n° 5, de 05 de maio de 2017, estes são os preceitos fundamentais quanto à a análise dos riscos relativos à contratação e à gestão do contrato, sendo que sua finalidade é de mitigar os riscos identificados durante e após a contratação.

Fundamentação e referencial teórico

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Documento assinado eletronicamente por Thiago Vinicius de Araujo Vieira, Analista em Ciência e Tecnologia, em 07/08/2018, às 15:15, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 25, inciso II, da Portaria nº 01/2016 da Capes.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site http://sei.capes.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0646645 e o código CRC 2D893DAB.

Referência: Processo nº 23038.021151/2017-26

SEI nº 0646645